Gestão de Projetos - TAP Termo de Abertura de Projeto

TAP - Termo de Abertura de Projeto

Resumo:

Este artigo apresenta uma série de aspectos que devem ser considerados na elaboração ou na análise de termos de abertura de projetos. A partir da identificação destes itens é proposto um conteúdo mínimo para que este documento cumpra adequadamente sua função: permitir ao responsável na organização a avaliação e autorização da existência de um projeto, a partir de uma adequada definição de seu escopo e alocação dos recursos necessários para sua execução.

1. Introdução

O primeiro processo constante no PMBOK do PMI (2013) para iniciar um projeto é o desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto. Este documento tem por função definir de forma clara os limites do projeto, criar um registro de sua existência e, o mais importante, gerar o comprometimento e a formalização de sua aceitação pela alta administração da organização. O Termo de Abertura é o documento que designa o gerente do projeto e lhe dá autoridade para planejar e executar o projeto.

Apesar de sua importância, muitas vezes o Termo de Abertura é tratado simplesmente como um documento formal, sem o necessário cuidado em sua elaboração, o que pode gerar uma série de dificuldades e, inclusive, chegar a comprometer o sucesso do projeto.

Este artigo apresenta as principais características e uma proposta de conteúdo de referência para um Termo de Abertura de Projeto.

2. Informações básicas e técnicas para elaboração de um Termo de Abertura de Projeto

Para elaborar um Termo de Abertura de Projeto, o primeiro passo é identificar as informações disponíveis sobre o projeto, que podem variar de forma significativa, especialmente entre as disponíveis no caso de um projeto interno e um projeto executado por terceiros. Segundo o PMI (2013), a Declaração de Trabalho é um das principais entradas do projeto e especifica a necessidade de negócio, a descrição do escopo do produto e o planejamento estratégico. Outros documentos que podem ser utilizados são business cases (fornecendo informações relevantes do ponto de vista do negócio), acordos, informações sobre as condições ambientais da organização e ativos de processos organizacionais. Se for um projeto externo, a principal entrada é o contrato.

Entre as técnicas para elaboração do Termo de Abertura temos o julgamento de especialistas e técnicas de facilitação, como brainstorming, resolução de conflitos e reuniões.

3. Conteúdo de um Termo de Abertura de Projeto

A partir das entradas e das técnicas identificadas pelo PMI (2013), qual o conteúdo esperado para um Termo de Abertura de Projeto? Segundo Silva (2011) um Termo de Abertura de Projeto deveria conter informações que esclarecessem os seguintes pontos:

• Justificativa para o projeto: sequência de fatos, conclusões e opiniões que resultaram no projeto ser escolhido como um dos focos da atenção (e dos investimentos) da organização.
• Objetivos do projeto: os produtos que o projeto irá gerar para a Organização.
• Principais características dos produtos do projeto: requisitos fundamentais, de alto nível, tais como capacidades a serem alcançadas, padrões a serem seguidos.
• Riscos: identificar e analisar os riscos mais relevantes, os problemas já conhecidos que serão detalhados no Gerenciamento de riscos.
• Cronograma de Marcos: grandes fases ou entregas do projeto, numa estimativa top-down que leve em conta os riscos já identificados.
• Orçamento resumido: expectativas de custos ou restrição orçamentária, caso já esteja definida no planejamento estratégico da organização.
• Designação do gerente de projeto e identificação do patrocinador.
• Premissas: itens assumidos como verdadeiros, que se não forem verdadeiros irão afetar o projeto.
• Restrições: fatores que limitam o projeto, como prazos, custos e qualidade.

Westland (2013) cita mais alguns itens que deveriam constar em Termo de Abertura:

• Clientes: pessoa ou organização responsável por receber os entregáveis quando o projeto é realizado.
• Stakeholders: lista das partes interessadas, com identificação de sua responsabilidade e função no projeto.
• Estrutura: levantamento das funções essenciais na organização para realização do projeto, com levantamento das linhas de reporte, para elaboração futura do organograma do projeto.
• Planejamento de Recursos: Desenvolver um plano que resume os fundos incluídos na realização do projeto, listando o trabalho, equipamentos e materiais envolvidos. Base para elaboração do orçamento e identificação dos recursos financeiros necessários.
• Dependências: Citar algumas dependências chave e sua criticidade ao projeto. A dependência é definida como uma ação que é, provavelmente, um impacto sobre o projeto durante o seu ciclo de vida.

A partir de exemplos de Termos de Abertura de Projetos (DINSMORE; SILVEIRA NETO, 2007; BRITTO, 2013; ETICE, 2012; SOTILE, 2006; CONFEA, 2011; SILVA, 2013; LANZ, 2013) podemos identificar mais algumas informações úteis:

• Alinhamento estratégico: descrição do(s) objetivo(s) estratégico(s) da organização ao qual o projeto está relacionado.
• Escopo sumário: descrição do escopo do projeto, deixando claro o que está previsto, além de identificar o escopo negativo, isto é, o que não faz parte do parte do projeto.
• Estratégia de execução: primeiras medidas para iniciar o planejamento e a execução do projeto, a partir de sua aprovação.
• Critérios de sucesso: principais métricas que indicam o atingimento dos objetivos, tais comoindicadores de qualidade, marcos de realização.
• Avaliação financeira: Fluxo de caixa, cálculo do valor presente líquido, taxa interna de retorno epayback do projeto.
• Impactos do projeto: principais benefícios e possíveis impactos negativos do projeto.
• Plano de contingência: alternativas inicialmente identificadas para enfrentar riscos, restrições e premissas que eventualmente não forem verdadeiras.
• Plano inicial de comunicação: planejamento da comunicação inicial para envolvimento dos principaisstakeholders no projeto.

Como pode ser percebido, alguns itens propostos tem conteúdo semelhante. Cabe a organização e ao gerente de projetos definir os itens mais relevantes e sua aplicabilidade ao projeto em questão.

4. Desenvolvimento e aprovação do Termo de Abertura

Os termos de abertura de projetos, enquanto documentos que visam à aprovação formal de um projeto devem ser desenvolvidos tendo em vista este objetivo. Desta forma sua linguagem deve ser adequada ao nível gerencial de aprovação, a redação deve ser simples e objetiva, apresentando fatos e dados. As justificativas e os objetivos do projeto precisam estar relacionados aos objetivos estratégicos da organização que serão atendidos.

Além da aprovação formal do projeto, o termo serve como ponto de partida para a designação formal do gerente do projeto, equipe inicial e demais recursos necessários para o projeto começar a ser planejado e executado. Conseguir o envolvimento e o comprometimento da alta administração com o projeto é um dos principais resultados esperados de um termo de abertura bem elaborado.

Considerações finais

A proposta deste artigo foi a apresentação das características e do conteúdo mínimo de um Termo de Abertura de Projeto, que cumpra suas funções de autorizar formalmente o projeto, designar o gerente e conceder a este a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

O modelo proposto deve refletir as práticas do setor de atuação da empresa, por isso está sujeito a revisões e a adaptações ao contexto de cada organização.

Alguns modelos de TAP já estão disponíveis para download na pasta da matéria. Acesse AQUI.
Fonte: http://pmkb.com.br/artigo/modelos-de-termo-de-abertura-de-projeto/